Alternativa a Salesforce y Holded: ERP y CRM en tu propia infraestructura

Odoo es una suite de gestión empresarial de código abierto que reúne CRM, ventas, facturación, inventario, compras y proyectos sobre una sola base de datos. Sirve para dejar de tener los clientes en un excel, las facturas en otro y el inventario en un tercer sitio, con la información duplicada y desactualizada. Se activan solo los módulos que necesitas y se puede desplegar en tu propia infraestructura, de forma que los datos de negocio no salen de la empresa.

Salesforce es un servicio en la nube del proveedor, con pago por usuario y mes, y tus datos de clientes viven en su infraestructura. Odoo es software de código abierto que puedes desplegar en tu propio servidor, adaptarlo a tu forma de trabajar y usarlo sin licencia por usuario en su edición Community. En funcionalidad ambos cubren la gestión comercial, así que la diferencia real está en quién controla los datos y en cómo escala el coste cuando crece el equipo.

Odoo tiene una edición Community de código abierto sin coste de licencia y sin caducidad, y una edición Enterprise de pago por usuario y mes. La Community no es una prueba temporal, la puedes usar indefinidamente. Lo que sí tiene coste siempre es la infraestructura donde corre y el trabajo de implantarlo, actualizarlo y respaldarlo, y eso hay que contarlo desde el principio.

Community incluye los módulos que cubren el día a día de una PYME, como CRM, ventas, facturación, inventario, compras y proyectos, y se despliega en tu propia infraestructura. Enterprise añade módulos avanzados, aplicación móvil y soporte del fabricante a cambio de una cuota por usuario y mes. Si el objetivo es centralizar clientes y facturación sin pagar por cabeza, Community suele bastar siempre que alguien se ocupe de mantenerla al día.

Un CRM centraliza todo lo que sabes de cada cliente, es decir, contactos, presupuestos enviados, conversaciones, pedidos y facturas, para que esa información no viva en la cabeza ni en el excel de una sola persona. Con eso ves en qué punto está cada oportunidad, sabes a quién toca hacer seguimiento y no pierdes el histórico cuando alguien falta o se va.

No hay un ganador universal, pero sí un criterio claro para elegir. Si quieres cero mantenimiento y aceptas pagar por usuario y mes con tus datos en la nube del proveedor, un SaaS como Salesforce o Holded encaja. Si te importa que los datos de tus clientes estén en tu propia infraestructura y que el coste no suba cada vez que contratas a alguien, una suite de código abierto como Odoo desplegada en tu servidor es mejor opción.

A favor tiene que cubre CRM, ventas, facturación e inventario en una sola herramienta, que se configura a tu negocio en lugar de al revés y que en autoalojado los datos son tuyos y no pagas licencia por usuario. En contra, no se implanta solo, exige decidir bien los procesos antes de arrancar y, si lo alojas tú, alguien tiene que encargarse de actualizaciones, seguridad y copias. Es el corazón de la operativa, así que desatendido se convierte en un riesgo.

Sí. Clientes, productos, proveedores y el histórico de facturación se importan desde los excels o desde las herramientas que uséis ahora, y esa migración forma parte del proyecto, no es un extra que se improvisa al final. Lo habitual es empezar por el proceso que más duele, migrar solo sus datos y activar el resto de módulos por fases.