Nextcloud para empresas: qué es, usos y configuración inicial

Nextcloud es una plataforma de nube privada que se instala en un servidor propio y da a la empresa lo mismo que un Drive o un Dropbox corporativos, con la diferencia de que los ficheros se quedan donde tú decides. Sobre esa base añade edición de documentos en el navegador, videollamadas, calendarios compartidos y tableros de tareas, y se sincroniza con el escritorio y el móvil como cualquier servicio comercial. Es software libre, así que no hay coste por usuario, y la versión actual de servidor es la 35, publicada como Hub 26 Summer el 16 de septiembre de 2026. En este tutorial montamos una instancia desde cero sobre Ubuntu Server con el método oficial de instalación, y dejamos hechos los ajustes que conviene no olvidar el primer día.

Qué es Nextcloud

Nextcloud es una suite de colaboración autoalojada que se instala en tu propia infraestructura y sustituye a los servicios de almacenamiento y trabajo en equipo en la nube pública. El código es libre, la instalación no tiene límite de usuarios y los datos residen en el servidor que tú controlas, dentro de tu red o en el centro de datos que elijas.

La pieza central es Files, el almacenamiento con sincronización y enlaces compartidos. Alrededor hay módulos que se activan según haga falta, y esa modularidad es lo que hace que se parezca más a una suite ofimática que a un disco en red.

• Office, edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el navegador, con varias personas a la vez sobre el mismo fichero.
• Talk, chat y videollamadas con sala propia, sin pasar por un servicio de terceros.
• Groupware, calendarios y contactos compartidos que se sincronizan con Outlook, Thunderbird y el móvil por CalDAV y CardDAV.
• Deck, tableros de tareas al estilo kanban para llevar proyectos pequeños sin otra herramienta más.
• Almacenamiento externo y directorio, para montar carpetas que ya viven en un servidor de ficheros y para autenticar a la gente contra el Active Directory de la empresa.

Qué necesitas antes de empezar

Para una plantilla de entre veinte y cien personas, una máquina virtual con 4 vCPU y 8 GB de RAM va sobrada, más el disco que vayan a ocupar los ficheros con margen para crecer. Necesitas además un sistema operativo reciente, Ubuntu Server 24.04 LTS o 26.04 LTS sirven igual, un subdominio propio con un registro A apuntando a la IP pública del servidor, y el puerto 443 accesible desde fuera si la gente va a trabajar en remoto. Si activas las videollamadas, hará falta también el 3478 en TCP y UDP.

Vamos a usar Nextcloud All-in-One, que es el método de instalación oficial. Levanta un contenedor maestro que gestiona el resto, trae ya la base de datos, la caché, el certificado automático y el sistema de copias, y se actualiza desde su propia interfaz. La alternativa de instalar el servidor a mano con Apache, PHP y MariaDB sigue siendo válida, pero te deja el mantenimiento de cada pieza encima.

Instalación paso a paso

1. Preparar el servidor

Con el sistema recién instalado, actualiza, fija la zona horaria y deja el cortafuegos con lo justo abierto.

sudo apt update && sudo apt full-upgrade -y
sudo timedatectl set-timezone Europe/Madrid
sudo apt install -y ufw
sudo ufw allow OpenSSH
sudo ufw allow 443/tcp
sudo ufw allow 443/udp
sudo ufw enable

Comprueba con sudo ufw status que las reglas están activas y que no te has dejado fuera tu propio acceso por SSH antes de cerrar la sesión.

2. Instalar Docker desde el repositorio oficial

No uses el paquete de Docker que viene en la distribución ni la versión en snap; el instalador oficial no funciona bien con ellos.

sudo apt install -y ca-certificates curl
sudo install -m 0755 -d /etc/apt/keyrings
sudo curl -fsSL https://download.docker.com/linux/ubuntu/gpg -o /etc/apt/keyrings/docker.asc
sudo chmod a+r /etc/apt/keyrings/docker.asc
sudo tee /etc/apt/sources.list.d/docker.sources <<EOF
Types: deb
URIs: https://download.docker.com/linux/ubuntu
Suites: $(. /etc/os-release && echo "${UBUNTU_CODENAME:-$VERSION_CODENAME}")
Components: stable
Architectures: $(dpkg --print-architecture)
Signed-By: /etc/apt/keyrings/docker.asc
EOF
sudo apt update
sudo apt install -y docker-ce docker-ce-cli containerd.io docker-buildx-plugin docker-compose-plugin

Verifica que el motor arranca contenedores antes de seguir, con sudo docker run --rm hello-world. Si eso falla, no sigas, porque todo lo demás depende de ello.

3. Apuntar el dominio y abrir los puertos

Crea en tu DNS un registro A del tipo nube.tuempresa.com hacia la IP pública del servidor y redirige en el router el puerto 443, en TCP y en UDP, hacia esa máquina. Antes de continuar, comprueba desde fuera de tu red que el nombre resuelve a la IP correcta con dig +short nube.tuempresa.com. La validación del dominio es donde falla la mayoría de las instalaciones, y casi siempre es porque el DNS aún no ha propagado o porque el router no deja salir y volver a entrar por la IP pública.

4. Levantar el contenedor maestro

sudo docker run \
  --init \
  --sig-proxy=false \
  --name nextcloud-aio-mastercontainer \
  --restart always \
  --publish 80:80 \
  --publish 8080:8080 \
  --publish 8443:8443 \
  --volume nextcloud_aio_mastercontainer:/mnt/docker-aio-config \
  --volume /var/run/docker.sock:/var/run/docker.sock:ro \
  ghcr.io/nextcloud-releases/all-in-one:latest

El nombre del contenedor y el del volumen no se cambian, porque las actualizaciones y las copias dependen de ellos. Comprueba con sudo docker ps que el contenedor aparece en estado Up.

5. Configurar desde la interfaz de administración

Abre https://IP-DEL-SERVIDOR:8080 en el navegador y acepta el aviso de certificado, que es el esperado. Entra siempre por dirección IP y nunca por el dominio, porque el navegador guardaría una política de seguridad estricta para ese nombre y luego te bloquearía el acceso.

La primera pantalla te da una frase de paso. Guárdala en el gestor de contraseñas de la empresa antes de hacer nada más, porque sin ella no se recupera ni la instalación ni las copias. Después introduce el dominio, espera a que lo valide, elige qué módulos opcionales quieres activar y pulsa para arrancar los contenedores. La primera descarga tarda unos minutos.

6. Comprobar que todo está arriba

Con sudo docker ps deben aparecer, además del maestro, los contenedores de Apache, Nextcloud, la base de datos, Redis y el servicio de notificaciones. Abre https://nube.tuempresa.com y entra con el usuario administrador que te muestra la interfaz. Si el certificado es válido y no hay avisos en el panel de administración, la instalación está terminada.

Ajustes que conviene dejar hechos el primer día

Lo primero es fijar la región de teléfono, que si no queda pendiente como aviso permanente en el panel.

sudo docker exec --user www-data nextcloud-aio-nextcloud php occ config:system:set default_phone_region --value="ES"
sudo docker exec --user www-data nextcloud-aio-nextcloud php occ status

Desde el panel de administración quedan cuatro cosas por decidir. La cuota por defecto de cada usuario, para que nadie llene el disco solo; la política de contraseñas y el segundo factor, que conviene exigir al menos al grupo de administración; el servidor de correo saliente, sin el cual no salen ni las invitaciones ni los avisos de compartición; y la conexión con el directorio de la empresa si ya tienes un Active Directory, para no mantener dos listas de usuarios. Si vas a tirar de carpetas que ya viven en un servidor de ficheros, se montan como almacenamiento externo en lugar de copiarlas.

Copias de seguridad

La interfaz de administración trae un sistema de copias integrado basado en Borg, con copia diaria programada y comprobación de integridad. Actívalo apuntando a un disco distinto del que guarda los datos, porque si ese disco falla se pierden a la vez los datos y la copia. Y añade una segunda copia fuera de esa máquina, a ser posible con retención bloqueada, para que un cifrado por ransomware no se lleve por delante las dos a la vez. Fija el objetivo de tiempo de recuperación y de pérdida de datos que te vale, y haz una prueba de restauración completa antes de que la gente empiece a subir ficheros de verdad, para no restaurar por primera vez el día del incidente.

Errores típicos

• Entrar a la interfaz de administración por el dominio. Funciona el primer día y deja de funcionar después. Siempre por IP y por el puerto 8080.
• Perder la frase de paso. No hay forma de recuperarla ni de restaurar la copia sin ella.
• Otro servidor web ocupando el puerto 443. Si la máquina ya sirve algo, hay que montarlo detrás de un proxy inverso, que está documentado, en vez de pelearse con los puertos.
• Quedarse corto de memoria. Con la edición de documentos y el antivirus activados, 2 GB de RAM no llegan y el servicio se vuelve lento a las primeras horas punta.
• Activar las videollamadas sin abrir el 3478. Las llamadas funcionan dentro de la oficina y fallan con quien se conecta desde fuera o desde el móvil.
• Dejarlo sin actualizar. Las actualizaciones se lanzan desde la propia interfaz, pero alguien tiene que entrar a lanzarlas y mirar que terminan bien.

Un escenario típico: los planos iban por WeTransfer

Un estudio de ingeniería de unas cuarenta personas, con los proyectos en un servidor de ficheros de la oficina y ninguna forma cómoda de trabajar desde casa o desde obra. Los planos pesados salían por servicios gratuitos de envío de archivos, cada técnico había abierto su propia cuenta personal de almacenamiento para lo urgente, y nadie sabía a ciencia cierta qué versión de un proyecto era la buena ni con quién estaba compartida.

Se montó una instancia propia en una máquina virtual del hipervisor que ya tenían, con las carpetas del servidor de ficheros montadas como almacenamiento externo para no duplicar nada, usuarios contra el directorio de la empresa, segundo factor obligatorio y enlaces de descarga con contraseña y fecha de caducidad, que es lo que resuelve el envío de ficheros grandes sin depender de un tercero, como contamos en la alternativa a WeTransfer para enviar archivos grandes en la empresa.

Con el mismo almacenamiento que ya tenían, dejó de haber copias sueltas. El acceso desde fuera pasó a ser el mismo que desde la oficina, los enlaces caducan solos y al salir una persona del estudio se le retira el acceso en un sitio y punto. El coste fue una máquina virtual más, sin ninguna cuota por usuario.

En qué orden montarlo

Si te lo montas tú, el orden importa. Primero decide dónde van a vivir los datos y cómo se van a copiar, después instala, y solo al final invita a la gente. Y ten claro que la instalación es la parte corta; lo que ocupa tiempo después son las actualizaciones, el crecimiento del disco, las copias probadas y la monitorización con guardia opcional para lo que no puede esperar. Si prefieres que eso esté en un contrato en lugar de en la agenda de alguien, es lo que hacemos con la nube privada gestionada, dimensionada a tus ficheros y con la soberanía del dato dentro de tu perímetro. Si no sabes por dónde te saldría, cuéntanos cuánta gente y cuántos ficheros manejáis y lo miramos en un diagnóstico sin compromiso.

Si lo que buscas es sustituir el almacenamiento en la nube que ya usáis, comparamos las opciones en la alternativa europea a Dropbox para empresas.