Cada vez más empresas españolas se hacen la misma pregunta: si mis correos, mis documentos y los datos de mis clientes están en servidores de Microsoft o Google, ¿de quién son realmente y bajo qué leyes? Es una duda legítima de cumplimiento. En esta guía verás por qué surge, qué alternativas europeas existen y, sobre todo, cómo elegir sin cambiar un problema por otro.
El problema es dónde acaban tus datos
Office 365 y Google Workspace funcionan muy bien. El conflicto está en la letra pequeña. Buena parte de esos datos se procesa en infraestructura de empresas estadounidenses, sujetas a legislación de EE. UU. (como la Cloud Act) aunque los servidores estén físicamente en Europa. Tras la anulación del Privacy Shield (sentencia Schrems II), las transferencias de datos personales a EE. UU. quedaron bajo lupa, y aunque hoy existe el EU-US Data Privacy Framework, sigue siendo un marco cuestionado.
Para una PYME esto se traduce en tres molestias concretas:
- Cumplimiento: justificar ante una auditoría (o ante un cliente exigente) dónde están los datos y bajo qué jurisdicción.
- Coste: el pago por usuario y mes crece con la plantilla y sube cuando el proveedor decide.
- Dependencia: la hoja de ruta la marcan ellos; tú aceptas.
Dos caminos para salir (y no son lo mismo)
Cuando se habla de «alternativas europeas» se mezclan dos modelos muy distintos:
1. SaaS europeo. Suites de proveedores europeos (Proton, OnlyOffice, OX, y opciones nuevas como Office EU) que alojan tus datos en la UE bajo su responsabilidad. Cambias de proveedor, pero sigues alquilando, y tus datos están en su nube.
2. Software libre autoalojado. Las mismas funciones (correo, archivos, documentos, CRM…) con herramientas de código abierto maduras, desplegadas en infraestructura que tú controlas. Aquí el dato es tuyo de principio a fin. La contrapartida es que alguien tiene que instalarlo, mantenerlo, asegurarlo y respaldarlo.
Ninguno es «mejor» en abstracto. El SaaS europeo es cómodo; el autoalojado da control total. La decisión depende de cuánto control necesitas y de quién va a operar la infraestructura.
Las alternativas, por lo que usas cada día
No tienes que reemplazarlo todo de golpe. Estas son las piezas equivalentes, función por función:
- Correo, agenda y colaboración (sustituye a Outlook/Exchange): suites como Carbonio, de desarrollo europeo, que integran correo, calendario, contactos, chat y videollamadas en una sola plataforma.
- Archivos y documentos (sustituye a OneDrive/SharePoint/Drive): Nextcloud para almacenamiento y compartición, combinable con OnlyOffice o Collabora para editar documentos en colaboración.
- Chat de equipo (sustituye a Teams/Slack): Mattermost.
- Gestión empresarial: CRM y facturación (sustituye a Dynamics/Salesforce): Odoo.
- Contraseñas corporativas (sustituye a LastPass/1Password): Vaultwarden, compatible con Bitwarden.
- Acceso remoto seguro: una VPN corporativa propia para que el equipo entre a los recursos internos sin exponerlos a Internet.
Cómo elegir sin cambiar un problema por otro
Antes de migrar, mira estos cinco puntos:
- ¿Dónde se alojan físicamente los datos y bajo qué jurisdicción? Que el proveedor sea «europeo» no basta si subcontrata infraestructura fuera.
- ¿De quién es el dato? En autoalojado, tuyo. En SaaS, revisa el contrato de encargo de tratamiento (DPA).
- ¿Quién mantiene la seguridad? Software desactualizado es el mayor riesgo. El autoalojado solo es seguro si alguien lo opera de verdad.
- ¿Hay plan de copias y recuperación? Sin backups verificados, «tener el control» se vuelve un riesgo.
- ¿Quién te da soporte cuando algo falla? Una persona que responda vale más que un panel de ayuda.
El punto intermedio: autoalojado, pero gestionado
La mayor objeción al software libre es el mantenimiento, eso de que «suena bien hasta que hay que actualizarlo, asegurarlo y respaldarlo». Por eso existe un modelo intermedio. Las herramientas se despliegan en tu infraestructura (el dato es tuyo y cumples el RGPD con claridad) y otro se encarga de operarlas, con la instalación, las actualizaciones, la seguridad, las copias y el soporte. Y no se limita a una lista cerrada: si la herramienta que necesitas tiene equivalente autoalojable, se puede montar y gestionar igual.
Es justo lo que hacemos en Elimática. Si quieres ver qué herramientas desplegamos y cómo, lo tienes en Tus aplicaciones de empresa, en tu infraestructura, con casos como la nube privada gestionada con Nextcloud, el correo corporativo o la VPN corporativa.
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